20 april 2020
Adviseur Arjen Huiden over digitale architectenselecties
Arjen werkt als senior adviseur Vastgoedontwikkeling bij ICSadviseurs. In zijn werk vormt hij de schakel tussen onder andere de opdrachtgever, gebruikers, gemeenten, ontwerpers, aannemers en vergunningverleners. Dat doet hij met een jong gezin nu vooral vanuit huis. Dat was wennen maar intussen is een goede modus gevonden.
De eerste vraag die je in deze tijd bij iedere vergadering stelt is “Hoe gaat het met je, iedereen gezond?” “Daar is veel meer aandacht voor en je merkt dat iedereen die behoefte heeft. Het is even schakelen in deze situatie, maar verder gaat het prima”, vertelt Arjen. “Het is vooral anders organiseren, zowel thuis als met het werk”.
"Normaal zit ik tussen overleggen vaak in de auto, dan kan ik mijn gedachten ordenen en mijn hoofd leegmaken, dat mis ik nu wel."
Hij werkt thuis samen met zijn vriendin en twee kinderen, waarvan er één kruipt en één bijna 4 wordt. In plaats van dat je collega’s tegenkomt bij het koffiezetapparaat, kom je nu twee kinderen tegen als je even van zolder naar de keuken loopt. Aan het begin van de dag maken Arjen en zijn vriendin zoveel mogelijk een dagplanning. Wie kan wanneer aandacht aan de kinderen geven, afgestemd op belangrijke calls die er zijn. Zo verdelen ze hun aandacht over werk en gezin, en zorgen ze zoveel mogelijk voor effectieve werkuren en voldoende aandacht voor de kinderen.
Momenteel bestaat een werkdag voor Arjen voornamelijk uit (video)bellen. “Je merkt dat dit intensief is. Je gaat van de ene call in de andere, en daarna gaat de telefoon alweer over. Normaal zit ik tussen overleggen vaak in de auto, dan kan ik mijn gedachten ordenen en mijn hoofd leegmaken, dat mis ik nu wel. Het is dus vooral zaak om even letterlijk en figuurlijk een frisse neus te halen en aan het einde van de dag het werk ook daadwerkelijk neer te leggen. Anders ben ik geneigd steeds maar bezig te blijven.”
Aanbestedingspresentaties via Teams en Skype
Arjen voert nagenoeg geen fysieke overleggen meer en gebruikt tools als Microsoft Teams en Skype om te overleggen, zowel met collega’s als met opdrachtgevers en andere betrokkenen bij zijn projecten. “Dat was met name in de eerste dagen wennen omdat dat voor mij en de mensen met wie ik samenwerk toch grotendeels nieuw was. Om deze tools eigen te maken heb ik onlangs met een beoordelingsteam voor een aanbesteding een voorbereidende meeting ingepland. Je probeert eens je scherm met elkaar te delen, hoe het dempen van de microfoon werkt en stelt gespreksregels op. Regels die het digitaal overleggen makkelijk en effectief maken, zodat alles soepel verloopt. Vooral tijdens het aanbestedingsproces wil je niet dat verbindingen niet tot stand komen of er andere ruis ontstaat, daarom is het belangrijk om goed voorbereid te zijn, vertelt Arjen.”
Gesprekken die nu plaatsvinden zijn divers en van wisselende samenstelling. Van een kick-off van een project tot een afronding van een aanbesteding, er is elke dag wel iets anders. “Bij een afspraak voor een aanbestedingsproces is uiteindelijk de keuze gemaakt om alle presentaties te mailen naar één teamlid die erg thuis was in de Teams-omgeving. Deze persoon deelde het scherm met de andere betrokkenen in de vergadering. Eén voor één werden de inschrijvers gebeld om de presentatie toe te lichten. Een efficiënte manier van werken, maar bijzonder intensief omdat je 7 uur achter elkaar aan het videobellen bent met weinig ademruimte tussendoor” zegt Arjen. “Daarom besloten we om een deel van de beoordeling te verschuiven naar de volgende dag. Wanneer zo’n proces uiteindelijk goed verloopt en het allemaal gelukt is, mag je toch trots zijn dat het ook op deze manier is gelukt!”
"Wanneer we gedurende deze tijd met zijn allen de schouders eronder blijven zetten, komen we hier samen goed doorheen!”
Gemis van sociaal aspect
“Wat je wel mist bij het online vergaderen, is de sociaal-emotionele kant. Je verhaal vertellen en je passie daarbij overbrengen is lastig op beeld. Bovendien is het bij projecten die net starten belangrijk dat mensen elkaar leren kennen. In een fysiek overleg zie en voel je ook vaak de groepsdynamiek en die mis je bij de onlinesessies. Dat is lastig, maar iedereen zit in hetzelfde schuitje, probeert in oplossingen te denken en er het beste van te maken. Dit zie ik zowel bij collega’s als ook bij mijn opdrachtgevers terug. Dat is fijn om te merken. Iedereen accepteert dat een stapje extra of anders gevraagd is. Ik merk dat je er ook creatief van wordt. Wanneer we gedurende deze tijd met zijn allen de schouders eronder blijven zetten, komen we hier samen goed doorheen!”