Hoe mooi is het dat je als secretaresse kan doorgroeien naar projectassistent. Boukje Wijmans maakte deze stap om haar adviseurs meer te ontlasten in hun werk. Samen met Boukje en Jan Willem van Kasteel bespreken we hun samenwerking bij het project van CSG Reggesteyn in Nijverdal en de inzet van een projectassistent.
Boukje: “Toen ik net bij ICSadviseurs kwam werken, volgden we als secretaresses een training projectassistent. Dit inspireerde me om gelijk naar de invulling van mijn functie te gaan kijken. Omdat ik meer inhoudelijk het proces wil ondersteunen, heb ik dit in overleggen steeds aangegeven. Vervolgens vroeg Jan Willem mij of ik bij het project CSG Reggesteyn ondersteuning kon bieden en van daaruit is het eigenlijk gaan groeien.”
Jan Willem: “Projectmanagement bestaat vaak uit pieken waarbij we soms werken in een soort hoogvlakte. Als projectmanagers werken we momenteel aan 5 of 6 projecten tegelijk. Het goed voorbereiden van vergaderingen, uitwerken van overleggen en het bijhouden en uitvoeren van de acties neemt veel tijd in beslag. Voor mij als projectleider is het dan heel prettig om werkzaamheden uit handen te kunnen geven en dat er iemand is die binnen een project de acties bijhoudt of uitvoert. Dat geeft mij de gelegenheid om de acties te bewaken die voor het project relevant zijn.”
“Ik voel me echt onderdeel van de projectgroep en dat vind ik heel waardevol.”
Boukje: “Ik vind het heel leuk om inhoudelijk bij projecten betrokken te zijn. Zeker als je vanaf het begin aanhaakt, want dan groei je ook mee in het proces waardoor je meer werk uit handen kan nemen. Het geeft mij meer uitdaging; je hebt contact met de opdrachtgevers en bent de spil tussen de projectleider en opdrachtgevers. Iedereen weet je op een gegeven moment te vinden als je zo bij het project betrokken bent en dan wordt het een wisselwerking. Ik voel me echt onderdeel van de projectgroep en dat vind ik heel waardevol.”
Jan Willem: “Toen ik net kwam werken bij ICS heb ik dat ook gedaan. Er was een soort junior senior relatie. Een leerschool voor de junior om zo steeds meer de vaardigheid te krijgen om acties over te kunnen nemen. Ik zie bij Boukje dat zij dat ook doet en goed kan. Als er in het overleg wat gezegd wordt, geeft zij aan wat handig is en wat we moeten oppakken. Dat vind ik waardevol en het geeft mij rust en ruimte in mijn hoofd tijdens zo’n project.”
Jan Willem: “Ja, zeker. Een projectassistent houdt zich bezig met het actueel houden van en blijven meedenken met de acties die er zijn in het project. Het secretariaat richt zich op de uitwerking van documenten en krijgt het werk vaak aangeleverd. Ik denk dat dat een heel verschil is.”
Boukje: “Daar sluit ik me bij aan. Als projectassistent probeer ik in ieder geval daar juist een proactieve rol in te pakken en mee te denken.”
“Jan Willem heeft mij de ruimte gegeven om te groeien en dan krijg je ook een fijne dynamiek samen”
Boukje: “Vreselijk…” Jan Willem: “Ja, ben ik lekker aan het werk en dan belt Boukje dat er nog acties zijn. Dat er een verslag nagekeken moet worden dat eigenlijk gewoon goed is of ze heeft een agenda gemaakt waar ik geen toevoegingen meer op heb. Ja, dat is heel vervelend want je ziet je rol steeds kleiner worden. Nee zonder gekkigheid, het werkt gewoon goed. Dat geeft rust omdat je die acties er ook niet allemaal bij hebt. Daarnaast hebben Boukje en ik een gedeelde vorm van humor en werkt het gewoon heel prettig samen.”
Boukje: “Ik vind het wel mooi wat Jan Willem zegt en dat ben ik met hem eens. En als je op de barricade staat van zet me vooral in, dan moet die rol wat groeien. Jan Willem heeft mij die ruimte om te groeien zeker gegeven en dan krijg je ook een fijne dynamiek samen.”
Welke tips heb je als iemand deze rol ook wil oppakken?
Boukje: “Schuif jezelf vooral naar voren. Als je deze ambitie hebt en je denkt dat het in je zit, schroom niet om dat ook aan te geven. Laat zien dat je bereid bent om dit op te pakken, wees proactief en laat zien wat je in je mars hebt. Iemand anders doet het niet voor je.”
Jan Willem: “Doordat we ons werk al heel lang doen, gaat veel op ervaring. Ook al heb je soms minder kennis van een bepaald onderwerp, stel gerust die vraag. Dat is de enige manier om te leren. Als je begrijpt waarover het gaat is het makkelijker om verslagen te maken of acties te onderhouden. Dat is belangrijk voor projectassistenten; als je niet weet waar het over gaat, vraag het!”
Boukje: “Het vraagt best wel lef, maar het is ook gewoon durven. Ik zeg altijd vragen zijn nooit dom, maar je kunt ze ook leuk inpakken.
Waarom zou een adviseur een projectassistent inzetten en welke tips kan je meegeven?
Boukje: Als je vanaf de start iemand meeneemt in het hele proces, dan groeit diegene ook het snelst mee in zo’n project. Diegene kan meteen meedenken over de planning, zoals het plannen van een cyclus van vergaderingen. Als je later instapt dan is er vaak al een groepsdynamiek gecreëerd en kost het meer tijd om er in te komen.”
Jan Willem: “Ja daar ben ik het mee eens. Wanneer je direct vanaf het begin een projectassistent meeneemt, dan is het gewoon vanzelfsprekend dat er een projectassistent aan tafel zit ter ondersteuning van de projectmanager. Dan hoef je daar ook niks meer over uit te leggen. Dan is het iemand die een duidelijke rol heeft binnen het project.”
Nicoline Loeper, directeur van CSG Reggesteyn in Nijverdal
Nicoline: “Boukje notuleerde de eerste vergaderingen maar haar rol als projectassistent was niet meteen duidelijk. Ik dacht ze is secretaresse, maar ik merkte dat ze meer doet. De invulling van de rol van projectassistent is divers, het is goed om te kijken naar de eigenschappen van deze rol en hier vanaf het begin ook over te communiceren met de opdrachtgevers, want de aanwezigheid van een projectassistent heeft zeker meerwaarde. Hier ligt ook een taak voor de projeactassistent en de projectleider, want de wijze van samenwerken is van invloed op de ruimte die de projectassistent krijgt in het project.”
"Gaandeweg is Boukje steeds aanweziger en komt proactief met voorstellen ten behoeve van het project. Dat doet ze goed en mag ze meer doen. Zij draagt bij vanuit een ander perspectief.”
"Boukje heeft mij de kennis doorgegeven om het project goed op te kunnen pakken."
Rob Vogelzang nam de rol als projectleider voor CSG Reggesteyn over toen Jan Willem uitviel.
Hoe heb jij de overdracht van het project ervaren en welke rol speelde de projectassistent daarin?
Rob: “Een hele belangrijke rol. Boukje heeft mij laten weten wat er speelde binnen het project, de stand van zaken en waar ik alle documenten kan terugvinden. Hierdoor heeft ze mij de kennis doorgegeven om het project goed op te kunnen pakken.”
Hoe is de samenwerking tussen jullie?
Rob: “De samenwerking is goed, ik ben zeer tevreden. Zowel de overleggen via teams, telefonisch of fysiek lopen goed, vaak hebben we samen even een vooroverleg. Ondersteuning op de planning, maken van afspraken of even een voorstel doorsturen, juist dat helpt mij enorm.”
Jan Willem: “Vroeger had je de leerling gazelle, een samenwerking waarbij je een duo vormt tussen junior en senior waarin je de taken verdeelt. Op deze manier kan je gestuurd projectmanagement uitvoeren. Je ziet dit nu ook terug in dit project van CSG Reggesteyn. Nu ik uitgevallen ben is Boukje de continue factor. Dat maakt de overgang wel makkelijker. Er is nog steeds iemand die de lijntjes laat lopen in het project en dit zorgt voor stabiliteit in een proces.”
“Ik geef een warm pleidooi voor het inzetten van meer projectassistenten. Daarmee wordt je proces beter en efficiënter gestuurd. Een agenda maken kan een projectassistent technisch gezien beter dan ik, vervolgens vul ik het aan en het is klaar. Het komt ten goede van de kwaliteit van het project en draagt bij aan een rustiger werkproces voor de projectmanager. Aan alle kanten levert dat voordeel op, zowel op financieel, inhoudelijk als op kwalitatief gebied. In een periode waar veel speelt en in ontwikkeling is, is dit belangrijk en het maakt je project gewoon fijner.”
