Bergen verzet voor interne verbouwing

Het CS Vincent van Gogh locatie Salland Assen kwam met deze vraag bij ons. Een project dat op de planning stond voor de zomer van 2020.

Half april vond de kennismaking plaats met de opdrachtgever. In dit gesprek werd omwille van de tijd ook het doel besproken van deze opdrachten. Zo was meteen helder welke stappen er de komende maanden gezet moesten worden, om na de zomer van 2020 de interne aanpassingen zover gereed te hebben.

De opgave bestond uit drie deelprojecten:

• Aanpassing look & feel, waarbij de nadruk lag op het entreegebied en de aula (vloeren, wanden en meubilair). En daarnaast de verhuizing van de mediatheek ten behoeve van het creëren van een Open Leercentrum nieuwe stijl.
• Verhuizing stafdienst van een aparte locatie naar een vleugel in de school.
• Ventilatie aanpassingen in de nieuw te realiseren kantoorvleugel en open leercentrum (en aanpassingen ten behoeve van de indeling wijzigingen voormalige mediatheekruimte).

Voor de aanpassing van het look & feel werd gewerkt met een taakstellend budget. De verhuizing van de stafdienst was nog niet begroot. Hiervoor hebben we een begroting opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd. Na goedkeuring door de school (uitgangspunten) als de Raad van Toezicht (vrij maken budget) was begin juni ook hiervoor het taakstellende budget bekend.

Direct na de kennismaking half april werd gestart met de uitvraag naar een ontwerpende partij. Drie partijen ontvingen de uitvraag en zijn rondgeleid op de locatie. Daaruit is Groningen Interieurbureau (Grib) geselecteerd. Onder leiding van Yvonne Broekhuizen van Grib hebben zij het ontwerpende deel als ook een groot stuk inhoudelijke begeleiding op zich genomen. De eerste kennismaking met de gebruikers vond medio mei plaats.

Om het tempo erin te houden, werd er geen aannemer bij betrokken. Zo werden de opdrachten voor de schilder (incl. stucwerk en bestickering), vloerafwerking, wanden- en plafond aanpassingen apart uitgevraagd. Daarnaast was de conciërge van de school inzetbaar voor diverse hand- en spandiensten. Voor zowel de E- installatie als de W-installatie (ventilatie) werden we bijgestaan door Bert Pap van Ingenieurs- en adviesbureau Technion.

Goede samenwerking stond centraal

Tussen het selecteren van de interieurarchitect in mei en de start van schooljaar 2020-2021 zat een krappe 3,5 maand. In deze korte periode diende naast de ontwerpende en procedurele werkzaamheden ook de uitvoering van de plannen gereed te zijn. Het is Grib, Technion en ICS gelukt om tijdig partijen te vinden die met ons deze uitdaging aan wilden gaan. Half juni vond het kennismakingsgesprek tussen de uitvoerende partijen plaats. Doordat alle betrokkenen zich bewust waren van de krappe planning en zich goed hadden voorbereid, kon diezelfde middag, in gezamenlijkheid, een eerste planning opgesteld worden. Hierna vonden wekelijks afstemmingsoverleggen plaats, naast de daar waar nodig (inhoudelijke) bilaterale overleggen.

Mede dankzij de prettige samenwerking tussen alle betrokken partijen is het gelukt om de ruimtes aan het einde van de zomervakantie te voorzien van een nieuwe indeling en met een nieuwe look & feel op te leveren.

De rol van ICS?

Voor de drie deelprojecten hebben we vanaf het eerste gesprek half april het proces en de bijbehorende procedurele kant begeleid. Interieurarchitect Yvonne Broekhuizen verzorgde de inhoudelijke kant.

Naast het begeleiden van dit hele project en de uitvoering van de werkzaamheden, hebben we ontwerpende en uitvoerende partijen geselecteerd, de begroting opgesteld voor de verhuizing van de stafdienst en de taakstellende budgetten nauwgezet bewaakt.