Algemene voorwaarden

  • ICS Adviseurs BV
  • ICS Zorg BV
  • ICS Interim Management BV
  • BOA Advies BV

Algemeen
In deze algemene voorwaarden leest u hoe wij voor u aan slag gaan om uw project in te vullen en hoe we met elkaar samenwerken. Deze algemene voorwaarden gelden voor elke overeenkomst die we met elkaar aangaan en voor alles wat we voor u doen. Mogelijke andere voorwaarden, zoals die van uw eigen organisatie, zijn niet van toepassing. Als wij het hebben over “wij” dan gaat het om ICS Adviseurs BV (KVK 05082583), ICS Zorg BV (KVK 76610888), ICS Interim Management BV (KVK 05082584) en BOA Advies BV (KVK 33273703) ieder als afzonderlijke gebruiker van deze algemene voorwaarden. Met “u” bedoelen we u als opdrachtgever waarmee we een overeenkomst aangaan. Wij mogen deze algemene voorwaarden aanpassen, zowel voor lopende als voor nieuwe overeenkomsten. Als wij dat doen, dan informeren wij u daar vanzelfsprekend over.

Inhoud
Deze algemene voorwaarden bestaan uit 2 onderdelen:
A – algemene voorwaarden voor alle diensten
B – aanvullende voorwaarden specifiek betreffende het (tijdelijk) ter beschikking stellen van arbeidskrachten

Onderdeel A – algemene voorwaarden voor alle diensten

Ons doel
Wij beoefenen de professionele adviespraktijk op het gebied van huisvesting en organisatie in de breedste zin, waarmee eveneens wordt bedoeld het verrichten van advieswerkzaamheden op het gebied van procesmanagement, bouw- en projectbegeleiding, vastgoed- en gebiedsontwikkeling en aanverwante advieswerkzaamheden.

Uw opdracht
Wanneer u een opdracht verleent, zijn wij altijd de opdrachtnemer. Ook als de overeenkomst via een van onze medewerkers of aandeelhouders tot stand komt, en ook als u ons heeft benaderd omdat u een van onze adviseurs voor ogen had. In geen geval kunt u een ander dan ons tot nakoming van de overeengekomen werkzaamheden aanspreken. Wij staan in voor het nakomen van onze kant van de afspraken.

Wij als goed opdrachtnemer
Bij de uitvoering van onze werkzaamheden zullen wij zoveel als mogelijk de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen. Wij spannen ons in om uw doel te bereiken. Wij kunnen echter niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat. De verschuldigdheid van ons tarief is daarom bijvoorbeeld niet afhankelijk van de uitkomst van uw project.

U als goed opdrachtgever
U stelt alle gegevens en bescheiden, welke wij nodig hebben voor het correct verrichten van de werkzaamheden, juist, tijdig en volledig aan ons ter beschikking.
U informeert ons direct over feiten en omstandigheden die in verband met het verrichten van de werkzaamheden van belang kunnen zijn. De extra kosten en het extra honorarium die het gevolg zijn van het niet, niet tijdig, of niet behoorlijk ter beschikking stellen van gegevens en bescheiden, of die het gevolg zijn van een wijziging in uw beleid of in uw bestuur, of die het gevolg zijn van een wijziging in de werkzaamheden, of die het gevolg zijn van besluitvormingsprocessen of bouwkundige realisatieprocessen, zijn voor uw rekening.

Uitwisseling van elektronische gegevens
In onze relatie geldt de afspraak dat we allebei voor up-to-date virusbescherming zorgen. Daardoor kunnen we veilig e-mailen en documenten uitwisselen. Over en weer houden we elkaar niet aansprakelijk voor schade als gevolg van virussen of door andere digitale schade. Op verzoek bieden wij u de mogelijkheid van encryptie.

Tarieven, facturering, betaling, bijkomende kosten
Minimaal 1 keer per maand sturen wij u een factuur voor de door ons gemaakte uren tegen het geldende tarief, tenzij we dit anders met elkaar zijn overeengekomen. Wij mogen u een voorschot in rekening brengen. Uw voorschot verrekenen wij aan het eind van het project, met de laatste factuur. Wij doen ons werk voor u, daar staat tegenover dat u ons het gefactureerde bedrag binnen 30 dagen in euro betaalt. Onze tarieven zijn altijd exclusief omzetbelasting (btw). Wij kunnen onze tarieven eens per jaar aanpassen, tenzij wij expliciet met u een als zodanig omschreven vaste prijs zijn overeengekomen.
Bij vertraging in de uitvoering van de opdracht die niet aan ons is te wijten, bent u de uit de vertraging voor ons voortvloeiende extra kosten (inclusief ons tarief) aan ons verschuldigd. Onze tarieven zijn inclusief maximaal 10 geprinte exemplaren van een (advies)rapportage. Wij belasten de kosten die niet in onze tarieven zijn verwerkt, zoals (maar niet beperkt tot) koerierskosten, excursiekosten, vertaalkosten en in het algemeen de kosten van in overleg ingeschakelde derden, door.
Als u het niet eens bent met een factuur, dan maakt u dit binnen 30 dagen na factuurdatum aan ons kenbaar (reclamering). Dit schort uw betalingsverplichting echter niet op.
Bij te late betaling bent u een rente van 1% per maand aan ons verschuldigd, te rekenen vanaf de factuurdatum en zonder dat wij u daarvoor een ingebrekestelling hoeven te sturen.
Daarnaast geldt dat de gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten die wij moeten maken om onze factuur betaald te krijgen als u uw betalingsverplichting niet nakomt, voor uw rekening zijn, met een minimum van 7% van de openstaande facturen inclusief omzetbelasting (btw). Wij mogen bij verzuim de uitvoering van de werkzaamheden opschorten of zelfs beëindigen.

Onze adviezen en intellectuele eigendom
U heeft de volledige en vrije beschikking over de resultaten van onze werkzaamheden zoals wij die u verschaffen, echter enkel en alleen voor uzelf. Dat betekent: onze adviezen zijn uitsluitend voor u. Derden mogen geen gebruik maken van het advies of daarop afgaan. U vrijwaart ons als zij dat zonder onze toestemming onverhoopt toch doen, daardoor schade lijden en ons aansprakelijk houden.
Wij houden zelf alle eigendomsrechten met betrekking tot de producten van de geest, welke wij voor u hebben vervaardigd of gebruiken in het kader van het project dat wij voor u doen.
U mag dus niet die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model-)contracten en andere geestesproducten van ons – een en ander in de ruimste zin van het woord – en al dan niet met inschakeling van derden verveelvoudigen, openbaren, via uw website of anderszins via het internet algemeen toegankelijk maken, of exploiteren. Dit geldt niet als deze producten uitdrukkelijk voor verveelvoudiging en/ of openbaarmaking et cetera zijn bedoeld en wij met u vooraf hebben afgestemd over waar, wanneer, hoe en onder welke voorwaarden verveelvoudigen, openbaren, et cetera kan plaatshebben en wij zulks vervolgens uitdrukkelijk met u zijn overeengekomen en met elkaar schriftelijk ondertekend hebben vastgelegd.
Dit betekent dat verveelvoudiging, openbaarmaking et cetera enkel dan is toegestaan nadat u van ons voorafgaand schriftelijke toestemming heeft gekregen. Ook na het eindigen van onze overeenkomst blijft het hier bepaalde gelden.

Onze aansprakelijkheid
Als bij of in verband met de uitvoering van onze werkzaamheden sprake is van een gebeurtenis die tot aansprakelijkheid van ons leidt, is die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag of de bedragen waarop de door ons afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft. Dit wordt vermeerderd met het eigen risico dat wij in verband met die verzekering dragen. Een gebeurtenis als bedoeld in de vorige zin kan ook een nalaten zijn.
Iedere vordering tot vergoeding van schade verjaart na verloop van 1 jaar en vervalt na verloop van 2 jaar. Dit is gerekend vanaf de dag waarop u met de schade en met ons als daarvoor aansprakelijke partij bekend bent geworden.
Wanneer onze verzekeraar niet tot uitkering over gaat of geen dekking biedt, is onze aansprakelijkheid beperkt. Onze aansprakelijkheid is in dat geval beperkt tot het bedrag dat voor de werkzaamheden in verband waarmee de schade is ontstaan in totaal door u aan ons is betaald voor het verrichten van de werkzaamheden over de laatste 12 maanden, met een maximum van € 50.000,- (inclusief omzetbelasting). Deze aansprakelijkheidsbeperking geldt niet bij opzet of grove schuld van ons.
Wanneer door of in verband met de uitvoering van onze werkzaamheden of op een andere manier schade aan personen of zaken wordt toegebracht, waarvoor wij aansprakelijk zijn, is die aansprakelijkheid beperkt. Onze aansprakelijkheid is in dat geval beperkt tot het bedrag of de bedragen, waarop de door ons afgesloten algemene aansprakelijkheidsverzekering aanspraak maakt, vermeerderd met het eigen risico dat wij onder die verzekeringen dragen.
U kunt alleen onze organisatie aansprakelijk stellen. Elke aanspraak tot schadevergoeding richting onze bestuurders, werknemers en andere personen die onder onze naam werkzaamheden verrichten is daarmee uitgesloten. De uitsluiting in de vorige zin geldt ook voor in het verleden aan ons verbonden bestuurders, werknemers en andere personen die onder onze naam werkzaamheden verrichtten. Ten behoeve van al deze personen gelden deze algemene voorwaarden onverminderd en zij kunnen daardoor te allen tijde een beroep doen op dit ten behoeve van hen overeengekomen derdenbeding.

Voortijdig onze samenwerking beëindigen
Zowel u als wij kunnen onze samenwerking eerder stoppen. Daarvoor geldt een opzegtermijn van 2 maanden. Opzeggen kan alleen schriftelijk. We brengen de tot dan toe gemaakte uren (inclusief de 2 maandstermijn) in rekening en u betaalt ons binnen 30 dagen.
Er gelden de volgende extra regels:
a. overeenkomsten die zijn aangegaan voor 2 maanden of korter kunnen niet worden opgezegd. Uitzondering hierop is als wij dat uitdrukkelijk met u overeenkomen en met elkaar schriftelijk ondertekend hebben vastgelegd;
b. u bent gehouden om, na ons eerste verzoek daartoe, ons naast de gemaakte uren een vergoeding van 15% te betalen over het restant van het overeengekomen tarief voor uw project. Met tarief bedoelen wij het bedrag dat u ons normaliter verschuldigd zou zijn geweest als wij alle overeengekomen werkzaamheden (inclusief toekomstige mogelijke deelopdrachten) voor u zouden hebben verricht. Dit is ook rechtvaardig omdat wij tijd en capaciteit voor uw project hebben gereserveerd;
c. coördinatiekosten verband houdende met de (totaal) te verrichten werkzaamheden, ook als het deelopdrachten betreft, komen te allen tijde voor uw rekening en bent u ook in geval van een opzegging geheel aan ons verschuldigd.
De onder b en c bedoelde vergoeding bent u verschuldigd op het moment van de eindafrekening, die u binnen 30 dagen aan ons betaalt.

Verwerking van persoonsgegevens
Wanneer wij in het kader van de uitvoering van uw project persoonsgegevens verwerken, verwerken wij deze persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Waar nodig verstrekken wij u ons privacyreglement. Waar nodig gaan wij met elkaar een schriftelijk vastgelegde en ondertekende verwerkersovereenkomst aan.

Varia
In het geval deze algemene voorwaarden en de overeenkomst waarin uw opdracht/ het project/ onze werkzaamheden zijn beschreven, onderling strijdige bepalingen bevatten, gaan de in de overeenkomst uitdrukkelijk opgenomen voorwaarden voor. Ook na het eindigen van onze overeenkomst, blijven deze algemene voorwaarden in onze relatie gelden.

Nederlands recht
De overeenkomsten die we met elkaar aangaan vallen, net als onze werkzaamheden, onder Nederlands recht.

U heeft een klacht?
Bent u ontevreden over onze samenwerking, dan vinden wij dat in de eerste plaats jammer en lossen we dat graag samen, dus in goed onderling overleg op. Als dat niet lukt en we er niet met elkaar uitkomen, leggen we ons geschil voor aan de bevoegde rechter in Zwolle.

Nederlandse taal
Deze algemene voorwaarden hebben wij voor u in de Nederlandse taal opgesteld. Wanneer wij u een vertaling verstrekken, dan is de Nederlandse tekst bij enig verschil van inhoud en/of strekking bindend.

Onderdeel B – aanvullende voorwaarden betreffende het (tijdelijk) ter beschikking stellen van arbeidskrachten

Doel
U kunt met ons afspreken dat wij arbeidskracht tegen vergoeding aan u ter beschikking stellen. Dat kunnen zowel medewerkers zijn die bij ons zelf als werknemer in loondienst zijn, of medewerkers die wij op een andere manier contracteren.
Deze aanvullende voorwaarden onderdeel B gelden bij het ter beschikking stellen in aanvulling op de algemene voorwaarden zoals deze hierboven onder onderdeel A zijn opgenomen.

Welke werkzaamheden
Welke werkzaamheden de door ons aan u ter beschikking gestelde arbeidskracht voor u gaat verrichten, leggen wij in onze overeenkomst helder beschreven met elkaar vast.

De arbeidskracht
Voordat wij voor u starten, verstrekken wij u graag informatie over de vaardigheden en kennis van de arbeidskrachten die volgens ons in aanmerking komen om bij u de werkzaamheden te gaan verrichten. Wij doen dat bijvoorbeeld doordat wij u een curriculum vitae verstrekken.

Duur van het ter beschikking stellen
In onze overeenkomst leggen wij de duur van het ter beschikking stellen van arbeidskracht duidelijk met elkaar vast.

Onze tarieven en de tijdsbesteding
Bij de inzet van de ter beschikking gestelde arbeidskracht, leggen wij het afgesproken uurtarief en de verwachte tijdsbesteding per week voor de duur van de overeenkomst met elkaar vast. Ook omschrijven we daarin de overige kosten die voor uw rekening komen.

Waar het werk wordt gedaan en wat u van de ter beschikking gestelde arbeidskracht mag verwachten
Standaard worden de werkzaamheden bij u op kantoor of op de locatie van uw project verricht.
De arbeidskracht die aan u ter beschikking wordt gesteld werkt onder uw toezicht en leiding.
Wij zorgen er voor dat de aan u ter beschikking gestelde arbeidskracht zich houdt aan de bij u geldende werktijden en huisregels. U zorgt er voor dat u deze duidelijk bij de start van de werkzaamheden aan de betreffende medewerker kenbaar maakt.
Bent u over een arbeidskracht niet tevreden? Geeft u dat dan direct bij ons aan. Wij gaan met u en de arbeidskracht in gesprek om te kijken of verbetering mogelijk is. Is dat niet het geval, dan spannen wij ons in om in overleg met u deze arbeidskracht te vervangen door een andere met minimaal dezelfde kwalificaties, zonder dat dit voor u extra kosten betekent. U kunt echter geen extra kosten van ons vorderen.
Mochten wij een arbeidskracht niet langer ter beschikking kunnen stellen omdat deze daartoe niet langer in staat is, bijvoorbeeld door ziekte of vertrek, dan vervangen wij deze natuurlijk voor u. U mag vervolgens een andere arbeidskracht met vergelijkbare kwalificaties verwachten, die wij vanzelfsprekend eerst aan u voorstellen.
In situaties waarin u overwerk van de arbeidskracht verlangt, dan stemt u dat eerst met ons en met de betreffende arbeidskracht zelf af. Wij zullen ons inspannen om uw overwerk te realiseren, dat het eens niet lukt is niet te voorkomen.
De wijze van uitvoering van de werkzaamheden en uw wensen daarbij maakt u duidelijk voorafgaand en waar nodig ook gedurende de werkzaamheden aan ons en aan de ter beschikking gestelde arbeidskracht zelf duidelijk kenbaar.

Beperking van onze aansprakelijkheid
Tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid, zijn wij niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit gedragingen van een ter beschikking gestelde arbeidskracht. U vrijwaart en stelt ons schadeloos in geval van schade, inclusief claims van derden.

Uw gegevens zijn bij ons veilig
Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om. Dat mag u niet alleen van ons maar ook van de door ons aan u ter beschikking gestelde arbeidskracht verwachten. Wij beloven u daarom geheimhouding waar het gaat om informatie over u, uw project en onze overeenkomst. Als u daar prijs op stelt, dan tekenen wij een geheimhoudingsverklaring.

Verantwoording van de uren
De ter beschikking gestelde arbeidskracht verantwoordt wekelijks de gewerkte uren. Als u dat wilt dan gebruiken wij daarvoor een door u verstrekt tijdverantwoordingssysteem.

De belastingdienst en uw belangen: onze zekerheden voor u
Wij opereren als een zorgvuldig opdrachtnemer met een lange staat van dienst. Verplichtingen richting de belastingdienst voor belastingen (bijvoorbeeld omzetbelasting, loonbelasting, sociale premies) komen wij na. Als u dat wilt, dan verstrekken wij u bij het aangaan van de opdracht een zogenoemde ‘verklaring betalingsgedrag’. Waar nodig beschikken wij over een WAADI registratie.

U wilt een ter beschikking gestelde arbeidskracht overnemen?
Als u zo tevreden bent dat u graag de aan u ter beschikking gestelde arbeidskracht bij uw organisatie zelf in dienst wilt nemen, dan bespreken wij dat met u. Wel gelden daarvoor regels die we nu alvast met elkaar afspreken. In de eerste plaats hangt een en ander natuurlijk altijd af van de bereidheid tot indiensttreding van de betreffende aan u ter beschikking gestelde arbeidskracht zelf. In de tweede plaats heeft u ons expliciet, voorafgaande akkoord nodig, daarvoor geldt: schriftelijk en door ons ondertekend. In de derde plaats bent u gedurende de overeenkomst tot en met 1 jaar daarna een overnamevergoeding aan ons verschuldigd. Hoeveel die vergoeding is verschilt per situatie. De vergoeding bedraagt minimaal 200 maal het toepasselijke uurtarief. Op uw verzoek delen wij u de exacte hoogte mee en als u dat wilt maken wij daarover voorafgaande aan de start van de werkzaamheden al afspraken. In elk geval leggen wij die vergoeding schriftelijk en ondertekend met elkaar vast.

Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Rechtbank Overijssel onder nummer 9/2021.