Een Strategisch Huisvestingsplan voor Helicon Opleidingen (vmbo/mbo)
Wanneer stel je een Strategisch Huisvestingsplan (SHP) op en wat is daarvan de toegevoegde waarde? We bespraken het met Titia Bredée (Voorzitter College van Bestuur) en Anita Booij (Hoofd Facilitaire Zaken) van Helicon. Ook aan tafel: Maarten van Dijk en Hidde Benedictus, de betrokken huisvestingsadviseurs vanuit ICSadviseurs.
Titia: “Wij benaderden ICSadviseurs, omdat zij heel goed zijn in het maken van complete gebouwenscans. Scans die inzicht geven in de toekomstbestendigheid van de gebouwen. Bijvoorbeeld of gebouwen goed genoeg en groot genoeg zijn, maar ook of het gebouw past bij het moderne onderwijs en hoe het scoort op het gebied van duurzaamheid. Voordat wij met ICS gingen samenwerken, vertelde Anita mij dat de begeleiding van ICS erg goed is; gezamenlijk voer je het onderzoek uit en ICS begeleidt het management bij de beslissingen. In elke stap in het proces denken ze met je mee. Zo hebben wij dat ook echt ervaren!”
Anita: “Een mooi voorbeeld hiervan is dat wij meerdere sessies met het Directeurenberaad hebben gehad om ze helemaal mee te nemen in het proces. Ik vond het erg mooi om te zien dat iedereen op een leuke en actieve manier werd betrokken in het proces en we zo gezamenlijk meedachten over de uitwerking.”
Titia: “Die sessie met die ‘schuimplasticjes’, die vond ik echt geweldig! Er lag een plan; zo groot wordt het gebouw hier, zo groot wordt het gebouw daar. Vervolgens gingen we in groepjes met aardappelschilmesjes aan de slag en mochten we het te grote gebouw – dat kleiner moest worden – opnieuw indelen. Welke opleidingen in het gebouw verplaatsen we ergens anders naartoe of zelfs buiten de locatie? Deze werkvorm maakte het vraagstuk voor iedereen heel inzichtelijk en tastbaar. Samen die beslissingen nemen, was vooral waardevol aan dit model. Bijzonder was dat elk groepje in de sessie met een andere oplossing kwam en uiteindelijk is het een mooie combinatie van deze verschillende oplossingen geworden! Zonder deze werkvorm hadden we denk ik minder ‘Out-of-the-box’ gedacht.”
Maarten: “Wij kregen tijdens deze sessie ook meteen de voor- en nadelen mee. Waarom een opleiding of dienst wel of niet verplaatsen? We hoorden meteen de argumentatie vanuit onderwijsperspectief of de regio.”
Anita: “Mede omdat we krimp zagen aankomen en er al sprake was van overmaat bij onze gebouwen, wilden we graag naar de toekomst kijken en een lange termijn huisvestingsplan opstellen.”
Titia: “Op een gegeven moment moet je bij een krimpend studenten- en leerlingenaantal te grote gebouwen afstoten of huren (in plaats van zelf bezitten), terwijl je wel je opleidingsportfolio wil behouden. Bovendien hadden we geen integraal overzicht over de huidige staat van de gebouwen. Dat maakte het nemen van beslissingen over het wel of niet afstoten van locaties lastig. Met ICS bewandelden we het pad naar deze beslissingen; we namen samen gedragen besluiten.”
"Als ervaren adviesbureau binnen de onderwijsbranche heeft ICS verschillende onderwijsgebouwen gezien en scans gemaakt. Die inzichten, vergelijkingen en kennis van ICS waren voor ons heel waardevol."
Op het klimaat in de gebouwen (koude-warmte beheersing) had men nogal wat aan te merken.
Titia: “Klopt, en naar aanleiding van de eerste scans is ook verder onderzoek gedaan naar het luchtklimaat, terwijl we dit in beginsel niet van plan waren.”
Anita: “Inderdaad. Uit de eerste scans kwam het klimaat dusdanig naar voren als aandachtspunt, dat dit voor ons reden was om het verder te onderzoeken. De gebouwenscan kunnen we aan iedereen die een SHP opstelt aanraden!
Ondanks dat we stapje voor stapje geleidelijk verder kwamen in het proces, werden bepaalde stappen samen ook snel gemaakt. Hidde en Maarten hielden een strakke planning aan.”
"Een gedegen onderzoek met gedegen begeleiding én frisse blik!"
Maarten: “Ja, de te nemen besluitvorming voortkomend uit het SHP hebben we in een beslisdocument uitgewerkt en voorgelegd aan de Ondernemingsraad.”
Hidde: “De Ondernemingsraad en Raad van Toezicht stemden ook behoorlijk snel in.”
Titia: “Mede omdat we de beslissingen goed hadden verantwoord samen. Bij huisvesting gaat het om grote bedragen, je moet goed nadenken over wat je wel en niet doet. Als adviesbureau binnen de onderwijsbranche heeft ICS verschillende onderwijsgebouwen gezien en scans gemaakt. Die inzichten, vergelijkingen en kennis van ICS waren voor ons heel waardevol. Kortom; een gedegen onderzoek met gedegen begeleiding én frisse blik!”
Anita: “De samenwerking verliep prettig. Er was sprake van korte lijntjes en makkelijk contact vanuit beide kanten.”
Titia: “De samenwerking vond ik vooral ook erg leuk! We waren écht een team en niet alleen maar opdrachtgever en opdrachtnemer. Ik belde bijvoorbeeld regelmatig met Hidde om te sparren over het een of ander en al pratende ontstonden er goede ideeën.”
Hidde: “Ik heb die gesprekken altijd heel waardevol gevonden. Titia is een ontzettend gedreven en enthousiast persoon. Vaak in het denken al vijf stappen vooruit op de rest van haar omgeving.”
“Het is meer dan alleen een gebouw, het is een community in een gebouw”
Dankzij het SHP heeft Helicon nu een draaiboek voor de toekomst, én de gehele organisatie is hiervan op de hoogte. Naar aanleiding van de uitkomsten van het SHP gaat Helicon nu een visie op huisvesting voor implementatie maken. De tips uit het SHP over duurzaamheid, vervoer, anders (digitaal) communiceren en werken wil Helicon meenemen in een visie over hoe ze organisatie-/locatiebreed wil gaan bouwen in de toekomst. De werktitel van dit vervolgplan: ‘SHP2’.
Titia: “Samen met personeel nadenken over huisvesting is daarin cruciaal. Iedereen moet prettig kunnen werken, leren en studeren in de gebouwen. Als mensen zich er prettig voelen, dan ontstaat er ook een leuke sfeer om samen te studeren en leren. Zo naar een gebouw kijken is iets wat we geleerd hebben van het traject met ICS. Het is meer dan alleen een gebouw, het is een community in een gebouw.”
“We waren écht een team en niet alleen maar opdrachtgever en opdrachtnemer”
Helicon en ICSadviseurs kijken terug op een mooi en waardevol traject. Er ligt nu een gedragen plan, met zijn allen ontwikkeld.
Hidde: “Het plan sluitend weten te krijgen met alle plannen die er waren, én ook inzien wat we uiteindelijk beter niet konden doen (terwijl we dit wel graag wilden), daar ben ik toch wel trots op! Je ziet dan waar je de keuzes moet leggen en uiteindelijk is dat je doel.”
Titia: “Ja, het is gelukt zoals we het bedacht hadden; er ligt een plan en iedereen snapt het!”
Hidde Benedictus
hidde.benedictus@icsadviseurs.nl +31 6 22 57 36 04
